勤哲Excel服務器在圖書出版企業(yè)管理系統(tǒng)中的應用

行業(yè)專家分析表示，信息化本質(zhì)上是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的過程，將線下紙質(zhì)圖書的信息轉(zhuǎn)移到互聯(lián)上，這樣就可以用互聯(lián)網(wǎng)根據(jù)書名和作者查詢圖書，進而知道這本書有沒有、在哪個地方，信息化的目的就是將線上線下打通，進而將線下的紙質(zhì)圖書最有效的利用起來。山東星火書業(yè)有限公司（簡稱星火書業(yè)）在圖書信息化建設上可謂走到了行業(yè)前列。

據(jù)介紹，星火書業(yè)是由星火式記憶法創(chuàng)始人、著名詞匯記憶專家馬德高先生于1997年創(chuàng)辦成立。星火書業(yè)精于英語圖書的策劃、研發(fā)，專于英語圖書的編輯、出版，是國內(nèi)知名的大型英語圖書事業(yè)發(fā)展集團。星火書業(yè)公司產(chǎn)品以星火式記憶法為內(nèi)核，立足詞匯，輻射其他，形成了覆蓋大學英語、考研英語、英語專業(yè)、出國考試、中學英語多領(lǐng)域的，以詞匯為主打，以閱讀、聽力、口語、寫作、試卷為補充的，新品迭出、創(chuàng)新如潮的產(chǎn)品格局，保持了持續(xù)的創(chuàng)新能力和健康的發(fā)展勢頭。另外，星火書業(yè)還在語音領(lǐng)域和版權(quán)引進方面做了更為深入的探索，更好的豐富產(chǎn)品形式，為讀者立體化、多元化學習提供最好的服務。星火英語遍布全國，星火品牌傳遍大江南北。星火書業(yè)公司產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡延伸到全國31省市，基本覆蓋全國各地高校和各地零售書店。星火書業(yè)積極與北京大學、清華大學、中國人民大學、山東大學等知名高校通力合作，整合智力、共研精品，與《中國圖書商報》、《英語沙龍》、《中國大學生》等媒體結(jié)成戰(zhàn)略伙伴，共鑄品牌，與著名英語教學輔導專家聯(lián)合，共同打造遠程英語教學平臺。

星火書業(yè)負責人表示，星火公司于2002年開始建設計算機網(wǎng)絡，硬件條件相當優(yōu)越，公司的印刷和物流是外包給其他公司的，公司內(nèi)部辦公在開始時采用的都是手工辦理。在沒有使用管理系統(tǒng)之前，都是手工操作和電話通知的方式，比如報餐，在沒有用系統(tǒng)之前，辦公室工作人員每天要守在電話前一個多小時專門等著每個部門的同事報餐，然后辦公人員再匯總，還有考勤，在沒有使用系統(tǒng)之前都是紙質(zhì)單字，一個月下來幾百張紙，然后由考勤員一張一張的錄入到電腦中，這樣辦公容易出錯，比方說突然找不到單子了，考勤不正常了。

“眾所周之，后勤和行政工作在公司的業(yè)務中是最為煩瑣的，每天有著大量的瑣碎小事，如辦公設備的報修和修改了、借用辦公設備 、會議室申請、出車申請、午餐報餐，考勤管理、出差申請、住宿申請等等眾多的零碎小事，事情雖然不起眼但是處理不好又容易引起員工之間或是員工和管理層之間的矛盾。”星火書業(yè)負責人說，隨著星火公司的業(yè)務發(fā)展，這些問題就更需要解決，公司需要一個投資少、可實現(xiàn)個性化管理、操作較容易、界面較親和的信息化系統(tǒng)，來滿足公司內(nèi)部降低工作成本、減少重復勞動、嚴格規(guī)范流程等要求。考慮到處理這樣的行政后勤工作要有自己公司的運作習慣，最好是公司自己的工作人員設計系統(tǒng)。不過，星火書業(yè)最初準備成立信息部門開發(fā)信息系統(tǒng)，但是困難太大而擱淺，后來了解到Exce服務器軟件，可以通過業(yè)務人員自己設計模板，通過將Exce表格的數(shù)據(jù)傳送到服務器中而使表格之間的數(shù)據(jù)可以互聯(lián)引用。

再具體操作上，首先，用這一平臺在技術(shù)上沒有太大的障礙，因為不需要業(yè)務人員有著過多的技術(shù)操作，不用編碼，只是設計一些模板，在Excel服務器的客戶端界面，也就是Excel中做一些表單出來，只要具備了Excel操作的簡單基礎就可以了，即使沒有Excel的使用經(jīng)驗，也是可以很快的學會的，而且這是相對于設計人員來說的，對于使用人員來說就更為容易，只是填報一些數(shù)據(jù)就可以了，例如，用勤哲Excel服務器所做的報餐系統(tǒng)中，工作人員只要在自己的工作臺中填報上自己的用餐需要就可以了，而負責訂餐的人員只要利用自己的權(quán)限進行匯總就可以了，這樣操作不會出現(xiàn)錯誤。

星火書業(yè)負責人認為，對于這些使用者來說，他們只需要填入一些數(shù)據(jù)就可以了，即使是這個報餐系統(tǒng)的設計者，也只是需要設計幾個表單和設置好權(quán)限，以此而論，技術(shù)不是問題。其次，系統(tǒng)要符合公司的業(yè)務需求，后勤變動很大，而且可能是月月變，天天變，如果用已經(jīng)定制設計開發(fā)好的系統(tǒng)，暫且不說能不能滿足現(xiàn)在的需求，起碼是面對著這日新月異的需求變化是沒有辦法的，所以公司選擇了勤哲Excel服務器，自己的人員設計，即使是需求天天變也沒有什么關(guān)系，只是調(diào)用一下表單就可以了。用勤哲Excel服務器設計的行政后勤系統(tǒng)后，基本上脫離了手工辦公，不會再出現(xiàn)什么找不到單子之類的事情，也減少了失誤，員工的關(guān)系日見融洽，管理層和員工之間的溝通效率也有很大的提高。

星火書業(yè)公司用勤哲Excel服務器最先設計的是行政管理系統(tǒng)，后來做了預算系統(tǒng)，同時擴充到產(chǎn)品流程監(jiān)管系統(tǒng)，每個公司都會有大大小小的年度月度預算，公司用Excel服務器做了年預算系統(tǒng)，這是和公司的財務制度有關(guān)系的，包括采購預算、費用預算、固定資產(chǎn)預算、人力資源預算、利潤預算、管理及業(yè)務目標計劃、產(chǎn)品計劃等，以前做預算，都是各個部門用紙寫，然后交到上面，處理預算的部門要短時間內(nèi)處理掉一大堆的紙質(zhì)文件，效率自然會有所降低的，現(xiàn)在預算都是各個部門在自己的工作臺上填報就可以了，然后只要看看是否有批示，通過與否，是否要在進行修改就可以了。產(chǎn)品系統(tǒng)中一個比較重要的是產(chǎn)品流程監(jiān)管系統(tǒng)，由一個產(chǎn)品線上的各個部分按日期，環(huán)節(jié)填寫，然后由監(jiān)管部門匯總，監(jiān)看一個產(chǎn)品進行到什么環(huán)節(jié)，什么時間完成等等。

使用勤哲Excel服務器后，星火書業(yè)公司降低了工作成本，提高了工作效率，規(guī)范了工作流程，預算系統(tǒng)結(jié)束了以前預算手工操作的原始狀態(tài)，使公司在信息化進程上邁進了一步。行政后勤系統(tǒng)則很好的輔助解決了很多瑣碎但又影響比較大的小事情。勤哲excel服務器投資少，建立及維護系統(tǒng)難度小，可根據(jù)公司業(yè)務進行很多個性化設計，使用簡單，大多數(shù)員工都已熟悉了Excel界面，當然也可以選擇親和力更強的Web界面，只需對員工進行簡單的培訓即可投入使用。

最好的信息化必須是將圖書信息轉(zhuǎn)移到手機上，這樣就能夠充分手機的優(yōu)勢，將圖書館里面的藏書更好的被發(fā)現(xiàn)和查詢。勤哲Excel服務器是目前互聯(lián)網(wǎng)時代紙質(zhì)圖書信息化做得最好的，基于各種程序、圖表就能夠自動識別圖書信息，不需要人工填寫，極大提高了圖書信息化的效率。

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